Progettare l'archivio: archivi digitali per l'arte
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Un archivio che risponde alle domande
Un archivio d'arte non è un elenco di opere. È una rete di relazioni: un dipinto rimanda alle fotografie che lo documentano, alle mostre in cui è stato esposto, ai cataloghi che lo hanno pubblicato, ai collezionisti che lo hanno posseduto. Finché queste relazioni restano sparse tra schedari, fogli di calcolo e cartelle, ogni ricerca ricomincia da capo.
Noi le rendiamo esplicite. Progettiamo archivi relazionali su misura, costruiti attorno al vostro fondo e al vostro modo di lavorare: un unico luogo per dati, immagini e documenti, in cui ogni informazione si inserisce una volta sola e si ritrova in pochi secondi, da qualunque punto la si cerchi.
Johann Zoffany
Tribuna of the Uffizi, 1772–1777 (particolare)
Olio su tela
123,5 × 155 cm
Royal Collection Trust
Tribuna of the Uffizi, 1772–1777 (particolare)
Olio su tela
123,5 × 155 cm
Royal Collection Trust
Che cosa entra nell'archivio
Ogni archivio è diverso, ma la struttura di partenza comprende di solito:
- Opere: titolo, data, tecnica, misure, firme e iscrizioni, varianti e versioni
- Immagini: fotografie delle opere, dettagli, retri, viste d'allestimento
- Mostre: sedi, date, curatori, opere esposte, cataloghi
- Bibliografia: pubblicazioni, pagine, tavole, recensioni
- Provenienze: proprietari, passaggi, vendite e aste
- Movimentazioni: prestiti, depositi, trasporti, ubicazioni
- Autentiche: richieste, pareri, certificati rilasciati
- Documenti: lettere, contratti, ricevute, schede storiche
- Persone ed enti: collezionisti, gallerie, musei, fotografi
- Conservazione: stato, restauri, valori assicurativi
Tutto è collegato: dalla scheda di un'opera si vedono le mostre, i libri e i passaggi di proprietà; dalla scheda di una mostra, tutte le opere esposte.
Prima il metodo, poi il software
Prima di scrivere una riga di codice analizziamo il fondo con voi: quali materiali esistono, come sono stati descritti finora, a quali domande l'archivio dovrà rispondere. Ne nasce un modello di schedatura condiviso, con vocabolari controllati per autori, tecniche, luoghi e soggetti, perché la stessa cosa sia sempre chiamata nello stesso modo e le ricerche diano risultati affidabili.
Solo allora costruiamo l'applicazione, con Claris FileMaker: uno strumento solido e intuitivo, in cui inserire, cercare e modificare i dati è immediato anche per chi non ha competenze tecniche. L'archivio cresce con voi: nuovi moduli e campi si aggiungono in qualsiasi momento, senza reinserire nulla.
Condiviso, sicuro, accessibile ovunque
Lavoriamo in architettura client-server. L'archivio risiede su FileMaker Server, in sede o in un centro dati protetto in Svizzera o in Europa, e ogni collaboratore vi accede contemporaneamente:
- da FileMaker Pro, su Mac e Windows;
- da FileMaker Go, su iPhone e iPad, per schedare in deposito o verificare un'opera durante un sopralluogo;
- da WebDirect, con un semplice browser, senza installare nulla.
Account con accessi differenziati: ognuno vede e modifica solo ciò che gli compete. Backup automatici e regolari. Lettura di codici a barre e QR code per inventari e movimentazioni. E durante lo sviluppo vedete l'archivio crescere in tempo reale e potete correggerlo con noi.
Tutto il nostro team è vincolato da accordi di riservatezza: ciò che ci affidate resta tra noi.
Dai dati esistenti, senza perdere nulla
Raramente si parte da zero. Recuperiamo i dati che avete già, da fogli Excel, vecchi database, elenchi in Word, schedari cartacei, li ripuliamo, li uniformiamo ai vocabolari e li colleghiamo alle immagini. Le schede originali restano consultabili, così nessuna informazione storica va perduta nel passaggio.
Dall'archivio alla carta e al web
I dati inseriti una volta sola diventano tutto ciò che vi serve: schede opera, elenchi per mostre e prestiti, etichette, condition report, documenti per l'assicurazione, bozze per il catalogo ragionato. Quando lo desiderate, alimentano direttamente il vostro sito, il catalogo delle opere online o un'app per iOS e Android, senza doppi inserimenti.
Come lavoriamo
- Ascolto. Studiamo il fondo, il materiale già digitalizzato e quello da digitalizzare.
- Progetto. Definiamo insieme modello di schedatura, vocabolari e funzioni.
- Sviluppo e migrazione. Realizziamo l'applicazione, importiamo i dati esistenti e verifichiamo tutto con voi, sul database condiviso.
- Formazione. Vi accompagniamo nell'uso quotidiano.
- Messa in servizio e assistenza. Scegliamo con voi l'hosting, remoto o locale, e restiamo al vostro fianco nel tempo.
Alcuni dei nostri clienti
Tra le molte realtà con cui lavoriamo, alcune ci hanno concesso di citarle: le trovate in I nostri clienti, dove per ciascuna raccontiamo nel dettaglio che cosa abbiamo realizzato. Sono casi concreti, da visitare e verificare, e il modo più diretto per immaginare che cosa potremmo fare per voi.
Molte altre, in particolare importanti collezioni private in Svizzera e all'estero, preferiscono la riservatezza. E noi la rispettiamo.
Parliamo del vostro archivio
Ogni progetto parte da una conversazione. Scriveteci o chiamateci, i recapiti sono qui sotto: valuteremo insieme la soluzione più adatta.
Per approfondire: L'archivio d'artista.
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