Domande e risposte
Primo contatto
6 domande
Da un'analisi del vostro fondo: esaminiamo opere, documenti e inventari esistenti, lo stato della documentazione e gli usi futuri dell'archivio. Ne nasce una relazione con priorità, tempi e preventivo. Per fissare un primo incontro, in sede o online, scriveteci a info@officinebit.ch.
Quasi niente. Basta raccontarci che cosa contiene il vostro fondo, come è documentato oggi (un inventario, dei fogli Excel, un vecchio database, degli schedari) e che cosa vorreste farne. Se avete qualche esempio da mostrarci, tanto meglio: il resto lo vediamo insieme durante l'analisi, che è gratuita.
Perché un software pronto vi chiede di adattare il vostro archivio ai suoi campi, mentre noi facciamo il contrario: costruiamo l'archivio attorno al vostro materiale e al vostro modo di lavorare. Niente funzioni inutili da aggirare, nessun dato costretto in un campo sbagliato, nessuna informazione che «non sta da nessuna parte». Ogni scheda, ogni ricerca e ogni stampa fa esattamente ciò che vi serve, e ogni giorno lavorate più in fretta e con meno errori.
E perché un software si compra, ma un archivio si progetta. Insieme allo strumento vi offriamo le competenze per costruirlo bene: storici dell'arte e sviluppatori che dal 2004 lavorano con archivi d'artista, fondazioni, gallerie e collezioni. Definiamo con voi i criteri di catalogazione, recuperiamo i dati esistenti, facciamo inventario e fotografie, e restiamo al vostro fianco nel tempo: un solo interlocutore, dal primo sopralluogo al catalogo online.
Dipende dalla quantità e dallo stato del materiale, da quanto è già documentato e da quante persone useranno l'archivio. Per questo vi diamo un preventivo dopo l'analisi del fondo, che è gratuita.
Non necessariamente. Pagate ciò che vi serve, non un pacchetto pensato per tutti, e potete partire dall'essenziale e aggiungere funzioni quando ne avrete bisogno. Soprattutto, un archivio progettato bene fin dall'inizio evita il costo più alto di tutti: dover rifare il lavoro dopo qualche anno perché lo strumento scelto non basta più.
No: lavoriamo con archivi, fondazioni, gallerie e collezioni in Svizzera e in Italia. Sopralluoghi e inventari si fanno in sede; il resto del lavoro, incontri compresi, può svolgersi anche online.
Il metodo
5 domande
In sei fasi, ognuna con un risultato concreto, e tutte condivise con voi in tempo reale:
- Analisi del fondo: relazione con priorità, tempi e preventivo.
- Progetto scientifico: modello di schedatura, vocabolari controllati, relazioni tra opere, mostre, bibliografia, documenti e provenienze, livelli di accesso.
- Recupero e migrazione dei dati: dati puliti e uniformi, con un rapporto delle anomalie.
- Inventario e campagna fotografica: inventario completo e illustrato.
- Sviluppo, verifica e formazione: archivio pronto all'uso.
- Consegna: report sullo stato del fondo, schede, elenchi e dossier.
Sì, in ogni momento. L'archivio lavora in modalità client-server: fin dalle prime fasi avete accesso al database e vedete in tempo reale i dati man mano che vengono inseriti, così lo stato di avanzamento del lavoro è sempre condiviso. Potete inviarci osservazioni e richieste mentre il progetto prende forma: ci servono per mettere a punto, insieme a voi, la soluzione progettata.
Molto prima della consegna finale. L'archivio lavora in modalità client-server: fin dalle prime fasi potete entrare nel database, inserire dati, consultarli e vederlo crescere in tempo reale. Le vostre osservazioni durante il lavoro ci servono per metterlo a punto, così alla consegna lo conoscete già.
Dipende dall'ampiezza del fondo e dallo stato della documentazione: un archivio piccolo e già ordinato richiede meno tempo di una collezione ampia o di un fondo da ricostruire. I tempi sono indicati nella relazione di analisi, prima di cominciare.
Un archivio digitale verificato e pronto all'uso, in sede o online; un report sullo stato del fondo; i documenti di lavoro (schede opera, elenchi, dossier); e la formazione per chi lo userà ogni giorno.
Archivi esistenti e materiali
3 domande
Sì. Importiamo i dati esistenti, li normalizziamo (autori, tecniche, misure, datazioni, provenienze) e vi segnaliamo lacune e incongruenze da verificare. Nulla di ciò che avete già fatto va perso.
Digitalizziamo documenti, fotografie e intere pubblicazioni e li colleghiamo alle opere a cui si riferiscono, così la storia di ogni lavoro si ricostruisce in un unico luogo. Vedi Gestione e curatela dell'archivio d'arte.
Sì, con fotografi professionisti che lavorano da anni con artisti, gallerie e collezioni: immagini fedeli nei colori, nella materia e nei dettagli, riprese in sede. Vedi Fotografia d'arte.
Dopo la consegna
5 domande
Voi, se lo desiderate: vi formiamo per questo. Oppure lo facciamo noi, affiancando il vostro staff nel lavoro ordinario: nuove opere e documenti, ricerche, risposte a studiosi e collezionisti, certificati di autentica, dossier per prestiti e mostre. A ore, a pacchetto o con un accordo annuale.
No. Inserire, cercare e modificare i dati è immediato anche per chi non ha competenze tecniche, e vi formiamo noi all'uso quotidiano. Della parte tecnica ci occupiamo noi: struttura, aggiornamenti, hosting in sede o online e backup regolari.
Sì. I dati inseriti una volta sola possono aggiornare il vostro sito, il catalogo online delle opere o un'app, senza doppi inserimenti. Per i siti usiamo la nostra piattaforma Artistwall.
Sì: dall'archivio si preparano e si stampano i certificati di autentica. Chi lo desidera può anche registrare l'identità digitale delle opere su blockchain con Artchain.
L'archivio cambia con voi. Un nuovo progetto, un catalogo ragionato, un sito, più persone al lavoro: aggiungiamo le funzioni che servono a quello che c'è già, senza ricominciare da capo e senza perdere nulla. È la differenza tra uno strumento che si subisce e uno che si fa crescere.
Archivi fotografici e pubblicazione online
5 domande
Sì. Negativi, provini, stampe e pubblicazioni richiedono una schedatura propria: per ogni immagine registriamo il numero d'inventario del negativo, il soggetto, la data e il luogo, e la colleghiamo alle riviste, ai libri e alle mostre in cui è stata pubblicata o esposta. Così anche un fondo di decine di migliaia di negativi diventa consultabile e verificabile.
Per raccolte tematiche, non come un elenco di immagini. Ogni raccolta ha un testo critico e storico, le fotografie con numero d'inventario e didascalia, le pubblicazioni d'epoca in cui sono apparse (copertine e articoli) e, dove serve, video. A queste si aggiungono la biografia, la cronologia di mostre ed eventi, la ricerca interna e i filtri per tema, in più lingue.
No. Online va una selezione pensata per raccontare il lavoro dell'autore; il fondo completo resta nell'archivio digitale interno, riservato. Il sito poi cresce nel tempo: man mano che lo studio del fondo porta alla luce materiali inediti, si aggiungono nuove raccolte.
Il sito dichiara con chiarezza le condizioni d'uso: le immagini sono protette dal diritto d'autore, l'uso commerciale non è consentito e ogni condivisione deve citare la fonte. Indica anche come l'archivio tutela l'identità e i dati delle persone ritratte, e come chiedere la rimozione di un'immagine.
Sì. Un sito ben fatto diventa un punto di riferimento per studenti, studiosi e istituzioni, e invita chi ha conosciuto o lavorato con l'autore a mettersi in contatto: testimonianze, fotografie e documenti che arrivano così arricchiscono la documentazione. La newsletter tiene informato chi segue l'archivio.
Dati e riservatezza
2 domande
Solo chi decidete voi: ogni utente ha i propri permessi di lettura, inserimento e modifica, sezione per sezione. I dati restano vostri e, su richiesta, firmiamo accordi di riservatezza.
Sì. L'archivio può stare in sede o online, su Mac e Windows, ed è consultabile anche dal browser o da iPhone e iPad, da più persone contemporaneamente.
Per chi lavoriamo
3 domande
No. Lavoriamo per archivi d'artista e fondazioni, eredi, gallerie, collezioni private e corporate, istituzioni e musei. Alcuni dei nostri clienti sono presentati nella sezione I nostri clienti della homepage: tra loro la Fondazione Piero Manzoni, la Fondazione Enrico Castellani, la Fondazione Arnaldo Pomodoro, l'Archivio Gianni Colombo, la PanzaCollection, Lia Rumma e la Città di Lugano.
Sono però solo una parte. Molti altri, in particolare numerose collezioni private in Svizzera e all'estero, ci affidano i loro archivi con accordi di riservatezza: per questo non possiamo renderne noti i nomi.
Sì, ed è anzi il momento ideale. Un archivio piccolo si imposta in fretta e, se è progettato bene, cresce senza problemi: nuovi moduli e sezioni si aggiungono in qualsiasi momento, senza reinserire i dati. Molti dei nostri archivi più completi sono nati proprio così.
È il momento migliore per cominciare: vi aiutiamo a impostarlo bene fin dall'inizio, decidendo che cosa raccogliere, come ordinarlo e quale struttura dare ai dati. Vedi L'archivio d'artista digitale.