L’archivio di un artista, di museo, di una galleria d’arte, di una collezione pubblica o privata è una struttura di fondamentale importanza che, con constante impegno di aggiornamento e organizzazione, raccoglie la più completa documentazione su artisti, opere, eventi e pubblicazioni.
Luogo di studio e di memoria, esso documenta e ricostruisce personalità artistiche e vicende istituzionali attraverso la raccolta di scritti critico-teorici, articoli di rassegna stampa, cataloghi e inviti, materiali audio-visivi, fotografie e corrispondenza.
L’Archivio non è, peraltro, esclusivamente dedicato alla custodia di materiali storici, ma sempre più spesso diviene uno strumento di utilizzo quotidiano per l’organizzazione e la gestione amministrativa del proprio ente.

L'Archivio d'artista: compiti e mansioni
Uno dei compiti fondamentali dell’Archivio è perciò quello di raccogliere, catalogare, mettere in relazione e conservare adeguatamente tutti i documenti e le informazioni inerenti la vita e la produzione degli artisti e contribuire ad una più agile e corretta attività istituzionale.
Le nostre soluzioni software personalizzate rispondono a tutte queste esigenze, con la garanzia di massima riservatezza e sicurezza dei dati, flessibilità dei progetti e integrazione con le più innovative tecnologie.

Catalogazione e digitalizzazione
La digitalizzazione dell'archivio e l'utilizzo degli strumenti informatici mettono a disposizione dell'attività quotidiana nuovi strumenti e funzionalità:  

• schede di compilazione e consultazione dati ottimizzate per la gestione di Opere, Esposizioni, Bibliografia, Anagrafica dei collezionisti e dei contatti, Documenti, Movimenti, Magazzini, ecc.
• funzionalità di ricerca e interrogazione rapida dei dati, possibilità di ordinamento dei dati secondo criteri multipli
• implementazione di script per automatizzare le procedure compiute più frequentemente: esportazione di immagini, creazione di documenti, aggiornamento di dati sul sito o su altre piattaforme
• impostazione di dossier e di formati di stampa appositamente studiati per le diverse necessità (certificati di autentica, schede, liste, etichette, ecc.)
• accesso rapido dai browser e dai dispositivi mobili con FileMaker GO e FileMaker WebDirect, una tecnologia Web che consente di eseguire immediatamente le soluzioni FileMaker direttamente in un browser Web
• possibilità di personalizzare l’accesso per ciascun utente, assegnando privilegi differenziati che determinino le facoltà di visualizzazione, compilazione e modifica per ciascuna sezione.

In pochi minuti Ilaria Cardirola, storica dell'arte e Senior Project Manager di OFFICINEBIT, spiega come progettiamo e realizziamo archivi digitali dedicati all'arte basati su database relazionali.